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Structure pour une rencontre de rétroaction efficace


La rétroaction régulière est un pilier fondamental du développement professionnel, favorisant une communication ouverte et constructive entre les employés et leurs superviseurs.


Cet article explore des astuces pratiques et une structure efficace pour maximiser l'impact des rencontres de rétroaction, créant ainsi un environnement propice à la croissance individuelle et à l'amélioration continue.




Préparation avant la rencontre


Avant d'entamer la rétroaction, il est essentiel de se préparer soigneusement.


Assurez-vous de faire la collecte d'information avant la rencontre. Pour ce faire, mettez en place des processus de collecte de données tout au long de l'année. Vous pouvez, par exemple, donner un accès aux gestionnaires pour collecter leur observation, les bons coups, plaintes clients etc. pour chaque employé.

En effet, accumuler des données tangibles sur les performances de l'employé depuis la dernière rencontre de rétroaction est essentiel afin d'être en mesure de donner une rétroaction complète et représentative.


Inviter les employés à remplir une auto-évaluation. Cet exercice permet non seulement d'obliger l'employé de faire une certaine introspection quant à sa performance, mais également de permettre à l'employeur d'avoir un aperçu de la perception de l'employé.


Assurez-vous d'utiliser un formulaire de rétroaction spécifique au poste et de le remplir avant la rencontre en consultant l'auto-évaluation.


L'utilisation d'une évaluation 360 peut également permettre de récolter des informations et de rendre des commentaires plus objectifs.



Suivre une structure durant la rencontre

Une structure bien définie assure une rétroaction organisée et complète. Voici quelques éléments à inclure :


  • Introduction : Établir la raison d'être de ce type de rencontre.

  • Retour sur l'année précédente : Discuter des réalisations et de l'atteinte des objectifs.

  • Valeurs de l'entreprise : La rencontre est une opportunité pour rappeler les valeurs de l'entreprise et encourager les employés à adopter les comportements valorisés.

  • Compétences comportementales et techniques: Mettre de l'avant les forces et les points à améliorer de façon claire et respectueuse quant aux différentes compétences.

  • Discussion ouverte : Encourager l'employé à partager ses propres perspectives, ses défis et ses aspirations professionnelles.

  • Définition des objectifs : Établir conjointement des objectifs clairs et atteignables pour l'année à venir.

  • Établir un plan d'action avec l'employé: Identifier les éléments à mettre en place pour soutenir l'employé dans son développement (formation, mentorat, ressources nécessaires, etc.)

  • Faire un suivi: N'oubliez pas de faire un suivi du plan d'action selon l'échéancier prédéterminé.



Communication ouverte et constructive


Pour garantir une rétroaction efficace, la communication doit être positive tout en offrant des suggestions constructives pour l'amélioration.


Ne passez pas par quatre chemins et soyez clairs quant aux attentes. Évitez la fameuse méthode sandwich. Tout commentaire venant avant un ''mais'' se retrouve annulé. En revanche démontrez votre compréhension et votre confiance concernant une possibilité d'amélioration et offrez votre soutien.


Finalement, accordez une attention aux préoccupations et aux perspectives de l'employé afin de favoriser une relation de confiance et de s'adapter aux besoins individuels de chaque employé.


Conclusion


Les rencontres de rétroaction bien planifiées et structurées sont des outils puissants pour stimuler la croissance professionnelle et renforcer la relation entre employés et superviseurs. En adoptant ces astuces et une structure adéquate, les organisations peuvent favoriser une culture de la rétroaction continue, propice à l'amélioration constante et à l'épanouissement professionnel.

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